コミュニケーションコストってなに?考えるべき個人の在り方と組織体制

こんにちは!

ラジオDJのMKです。

 

今回はビジネスシーンでよく聞く言葉「コミュニケーションコスト」についてお話ししていきます。

管理職の界隈でよく聞く言葉なので、一般のサラリーマンの間ではあまり聞かない言葉かもしれません。

僕も最初聞いた時「コミュニケーションコストってなによ?」と思いました。

 

でも、よくよく聞いているとビジネスシーンにおいてとても重要な概念であることがわかりました。

 

僕も実はサラリーマンとして、組織の中で働いていたことがあります。

コストは組織の大敵です。

サラリーマンとして働いていれば、コストは耳が痛くなるほど聞かされると思います。

しかし、自らの人件費がコストだと認識している人はサラリーマンの中でもあまり多くないのかもしれません。

まずはそれが問題なのだと思うのですが、さらにコミュニケーションは曖昧な部分が多いため、そこにかかるコストというのもなかなかコントロールしずらいものです。

コミュニケーションコストと一口に言ってもとても難解で、複雑な問題だと思います。

 

組織を管理する人にとって「仕組みづくり」はとても重要ですが、ただ単に効率化すればうまく機能するほど、人間は単純ではないと僕は思います。

今回は、「コミュニケーションコストとは?」から始まり、コミュニケーションコストを効果的に削減して、成果を伸ばす方法やそのために必要な能力を探っていきたいと思います。

 

コミュニケーションコストとは?

コミュニケーションコストとは、簡単に言えば「意思疎通にかかる時間」「認識を共有するまでにかかる時間」です。

組織にとって「時間=コスト」です。

時間を切り売りしているサラリーマンにとって、意思疎通を図る時間さえもコストなのです。

コミュニケーションコストとは、「認識を一致させるために費やす時間=コスト」という意味です。

 

例えば、新しいプロジェクトが発足したとしましょう。

プロジェクトは同じ方向・方針に向かって進む時、同じ認識で進まなければ最大限の成果は生み出せないので、まずは全員が認識を一致させることが重要となります。

「何がゴールで、どんな手段を使って、どれだけの成果をあげるため、何をすべきか?」という問いに対して、全員が同じ認識でハッキリと答えられる必要があります。

その認識を一致させるために、キックオフミーティングをしたり、何度も話し合ったり、情報共有のグループチャットに随時情報を共有したり、時には個別で意思の確認をする必要もあるでしょう。

これら一連の作業は、すべて会社にいる時間を使って行われるため、会社にとってはコストになります。

コミュニケーションを取って認識をすり合わせていく作業が「コミュニケーションコスト」となるのです。

 

コミュニケーションコストが低い組織、高い組織

認識を一致させる時に、ほとんど時間がかからず同じ認識を共有できる組織がコミュニケーションコストが低い組織です。

リーダーの言ったことを短い時間で理解して、個人個人が自分のすべきことを的確に実行できる組織です。

このような状態は、「阿吽の呼吸」という言葉が似たような概念なのかもしれません。

 

一方、コミュニケーションコストが高い組織というのは、認識のすり合わせや個人個人が内容を理解するのに非常に時間がかかる組織です。

これには、原因が2つあります。

1つは、個人に問題があること。

もう1つは、普段からの組織の連携や意思疎通の方法(仕組み)に問題があることです。

 

それでは、次の章で1つずつ見ていきましょう!

 

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コミュニケーションコストがかかる人とは?

コミュニケーションコストが高い人とはいったいどういう人でしょう?

ざっくりと言うと、コミュニケーション能力が低い人です。

コミュニケーションコストがかかる人は、意思疎通が上手ではありません。

こちらの言うことをわかってもらうのに時間がかかったり、相手の言うことが理論的ではないため、こちらとしても相手の思考が理解しにくく、意思疎通を取るのに時間がかかってしまうのです。

コミュニケーションコストがかかる人には、具体的には次のような特徴があります。

 

・理解力が低い

・話が理論立てて伝えられない

・自分の話をしたがる

・相手の立場に立って物事を考えられない

・自分の立場がわかっていない(やるべきことがわかっていない)

 

コミュニケーション能力が低い人は、人の話をちゃんと聞かない、自分の話が多い、相手の思考を想像して物事を考えられない、というように意思疎通の弊害となる要素をたくさん持っています。

そして、自分の立場がわかっておらず、話から自分のやるべきことを的確に見い出せられないので、組織の中でうまく役割を果たせられません。

 

コミュニケーションコストがかからない人材になるには?

こうした人が少しでもコミュニケーションコストがかからない人材になるには、次の2点を意識することが大切です。

①聞く・話す・考える時に5W1Hを意識する

②相手の立場・気持ちになって考える癖をつける

 

①はビジネスマシーンでは基本中の基本ですが、コミュ力が低い人はこれができていない人が多いです。

「いつ・だれが・どこで・なにを・なぜ・どのように」を、話を聞く際、話す際、考える際に意識すると、頭の中が整理され、理解力が格段に上がります。

個人の場合のコミュニケーションコストの鍵は理解力にあるので、理解力が改善されれば、コミュニケーションコストは自ずと下がるでしょう。

②はコミュニケーション能力の基本であり、最も大切なことです。

相手の立場・気持ちに立って考えられれば、自ずと相手の言おうとしていること、自分がすべきことが見えてきます。

自分の意見を前に出すより先に「この人がしてもらいたいことは何だろう?」と、考える癖をつけましょう。

 

 

組織の中のコミュニケーションコスト

組織におけるコミュニケーションコストの問題は、人の数だけ複雑になるゆえ、非常に難しい問題です。

しかし、組織全体でコミュニケーションコストが高くなる要因は主に次の3つです。

 

①仕組みができていない

②普段から組織の方向性の確認ができていない

③仕事の話以外でのコミュニケーションがあまり取れていない

 

①は、プロジェクトや組織の人数が多くなるほど必須です。

仕組みとは次のようなことです。

 

・マニュアルづくり

・チャットグループなど情報が共有できるツールを用意する

・教育体制

 

思考の足並みを揃えるには、全員が同様の基礎知識があり(マニュアル)、同じだけの情報量を持っておく必要があります。

人間なんて勝手なもので、必要がなければ情報を得ようとしませんし、自分の興味のないこと以外は無関心です。

組織として情報量を均一化するためには、強制的にも情報に触れさせる仕組みや定期的な確認が必要です。

②は普段から組織全員の認識を確認するように努めていれば、プロジェクトが立ち上がった時にすぐに個人個人が方向性を合わせられます。

プロジェクトごとには足並みを揃えようとしますが、普段の会社としての方向性が理解できていないと、いざプロジェクトで思考を合わせようと思ってもなかなかうまくいきません。

普段こうした時間(=コスト)を怠ってしまうと、いざとなった時に結局コミュニケーションコストがかかることになりますし、最終的にも思考がバラバラの弱い組織となってしまいます。

定期的に、組織としての認識の確認をする時間を持つことが長期的に見て、得策と言えるでしょう。

 

③は一見、仕事とは関係ないように思えますが、仕事の話以外のコミュニケーションというには、意思疎通を図る上でとても大事です。

というのも、相手の言うことを理解するには、まずは相手がどのような思考の持ち主かも考慮に入れた上で考える必要があるからです。

相手とのコミュニケーションのデータが多いほど、その人の思考パターンが理解しやすく、話の理解度も上がります。

 

「仲がいい」までにはいかなくても、社内でメールだけではない、人と人とのコミュニケーションが取れる環境を作るようにするといいでしょう。

ブルックスの法則・効率化が正しいわけではない?

あなたはブルックスの法則をご存じですか?

 

ブルックスはコミュニケーションコストを象徴する話として、とても有名な法則です。

「遅れているソフトウェアプロジェクトへの要員追加は、プロジェクトをさらに遅らせる」

後から入ってきた人に対しては、それだけまた意思疎通の時間や教育(=コミュニケーションコスト)が必要なため、人が足りないからと言って人を追加投入してもそれはプロジェクトを遅らせるだけである、というフレデリック・ブルックスの言葉です。

 

このように、人に関わるコストの管理は一筋縄ではいかないものです。

人間の特性・性質を踏まえた上で対策を行わなければいけません。

効率化と思ったことが、実は逆効果をもたらしてしまうこともあるのです。

すべてをマニュアル化したからと言って、すべての人間がマニュアル通り動いてくれるとも限りません。

マニュアル化しすぎることで、冷たい印象を受け、逆にやる気をなくしてしまう人もいます。

コミュニケーションコストは、現場現場でしっかりと考え、人の気持ちも考慮に入れた上で最適化させなければいけないのです。

 

その時に必要となるのが、やはり「コミュニケーション能力」です。

個人としては、理解力を主にしたコミュニケーション能力の向上、組織としては意思疎通が取りやすい人材の育成・仕組みづくりが、コミュニケーションコストを下げるポイントとなります。

 

まとめ

コミュニケーションコストは管理する人間からしたら、とても難しい問題だと思います。

しかし、それ以外の人が考えなくていい問題かと言うとそうではありません。

自分の1分1秒が、そしてひとつずつの言動がコストだという意識を持ち、コミュニケーションコストの考え方をしっかり持つことが、必要とされるビジネスマンの必須条件です。

そしてその基本となるのがコミュニケーション能力です。

このサイトでもコミュニケーションについて有益なノウハウをお届けしていますので、コミュ力向上の参考に是非気になるタイトルから見てってください。

 

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それでは、今回はここまでです。

MKでした!

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