職場のコミュニケーション不足を改善する【今日からできる】3つのアイデア

こんにちは!

ラジオDJのMKです。

 

職場でのコミュニケーションに悩んでいるという声をよく聞きます。

「あの人とは気が合わない」

「コミュニケーションを取るのが苦手」

など、対人関係の悩みは尽きないものです。

 

ですが、実は職場での「コミュニケーション不足」を悩んでいる方も結構いて、IT化が進んだ現在では、コミュニケーション不足がもたらす会社への弊害も問題となっているようです。

 

僕もWebの会社で働いていたことがあって、この時に確かに痛烈な「コミュニケーション不足」を感じていました。

記録を残すために何を伝えるのにも、メール・チャット・・・

理由はわかるけれど、なんだか寂しい想いが拭い切れませんでした。

そして、なかなか縮まらない同僚との距離に歯がゆさも感じていました。

 

仕事を効率化するために開発されたインターネットを用いたコミュニケーションツールが、逆にコミュニケーション不足を生んでいるのは、なんとも皮肉ですね。

今回は社会でのコミュニケーション不足の実態から、コミュニケーション不足が会社にもたらす弊害、そしてそれを解消するためのとっておきのアイデアをご紹介していきたいと思います。

 

約8割の企業がコミュニケーション不足を課題にしている

HR総研の調査によると、アンケートに参加した約8割の企業が、社内コミュニケーションの不足を課題に感じているという結果が出ました。

世の中のほとんどの企業がコミュニケーション不足に陥っているというのは、驚きですね。

 

さらに、同じアンケートでの「コミュニケーション不足が業務に悪影響を与えるか」という問いに対しても、「大いにそう思う」「ややそう思う」の合計が97%にのぼり、多くの会社員、そして会社がコミュニケーション不足を問題視していることがわかりました。

 

コミュニケーション不足はほとんどの企業が抱える問題であり、おそらくこれを読んでくださっている方も同じ想いなのだと思います。

 

社内のコミュニケーション不足が会社にもたらす弊害とは?

コミュニケーション不足は社内のさまざまな関係性の中で行っています。

主に「縦のコミュニケーション」と「横のコミュニケーション」です。

縦のコミュニケーションとは上司と部下、役員とその他の社員とのコミュニケーションです。

横のコミュニケーションとは、同じ部署内であったり、他部署とのつながりです。

 

会社組織にとったらどちらも大切なつながりですよね。

では、これらのつながりが薄まることで会社にとってどのような弊害が起こるのでしょう?

実際に起こり得る弊害は、次のようなことが考えられます。

 

①仕事をする上での視野が狭くなり、効果的な解決策が生まれにくくなる

②社員それぞれが向いている方向が違ってきて、ビジョンや実際の行動がズレる

③コミュニケーションコストの増大

④社員1人1人の職場での充実感が減り、離職率が高まる

⑤会社の印象が悪くなる

 

それぞれを詳しく解説していきましょう。

①仕事をする上での視野が狭くなり、効果的な解決策が生まれにくくなる

社員1人ができる仕事の幅は限られており、ひとつの課題においてさまざまな専門的な知識が必要となります。

そのために会社という組織を作って、総合的な知恵で課題解決に当たっているのですが、コミュニケーション不足ではそれがスムーズに行われません。

課題の解決が遅れ、解決策も質の悪いものになります。

 

②社員それぞれが向いている方向が違ってきて、ビジョンや実際の行動がズレる

社員全員が同じ方向を向いていなければ、会社として効率のいい発展は遂げられません。

全員が違う方向に舵を切っていては、船は前に進まないからです。

コミュニケーション不足は短期的な仕事の質にも影響を与えますが、長期的に見ても会社に大きな弊害を与えます。

 

③コミュニケーションコストの増大

コミュニケーションコストとは、社員同士が意思疎通に、業務の把握に要する時間(=コスト)のことです。

普段からコミュニケーションが取れていて相手の思考パターンがわかっていれば、相手が伝えたいことはすぐに理解できるのですが、コミュニケーション不足の場合は理解までにとても時間がかかります。

また、理解したと思ったことが違う場合もあります。

 

コミュニケーションコストは目に見えにくいですが、会社のコストとして実は意外に大きいものです。

現在、多くの会社がこれを問題視して対策を取っているほどです。

コミュニケーション不足は、コミュニケーションコストの増大に直結するのです。

 

④社員1人1人の職場での充実感が減り、離職率が高まる

社員同士の信頼関係は1人1人のメンタルヘルスに大きく関係します。

社員同士のつながりが薄いと、

「あの人私のことどう思っているのかしら?」

「さっきのメールで怒らせてないかな?」

と、いらぬ不安ばかりが生まれてしまって、ストレスが生まれやすくなります。

信頼関係がないと職場での充実感も生まれにくく、離職率が高まります。

 

⑤会社の印象が悪くなる

コミュニケーションが取れている職場というのは、自然と雰囲気が明るくなるものです。

逆にコミュニケーション不足の職場にはどんよりと思い空気が流れます。

そんな職場に来客が来たらどうでしょう?

雰囲気の悪い職場と取引したいと思う会社はあるでしょうか?

 

また電話の際にも、どこの部署に問い合わせたらいいかがわからず、顧客をたらい回しにしてしまうこともあり、印象が悪くなります。

社員同士のコミュニケーションは、会社の印象を決定づける大きな要因になっていることを認識する必要があります。

 

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コミュニケーションの活性化がもたらすメリット

では、コミュニケーションが活性化するとどのようなメリットがあるのでしょうか?

前項の弊害の話にもつながってきますが、それ以外のところでもプラスの影響が出てきます。

考えられるメリットをいくつか見ていきましょう。

 

①社内の情報交換が進み、生産性がアップする

専門性の高いことは、やはりそれを専門とする部署の人に聞くのが効率的です。

1人では考えもつかなかったアイデアが、専門の知識を持つ人から出てきて、問題がすんなり解決したという経験をお持ちの方も多いと思います。

 

縦や横のつながりが薄いと、「聞きずらい」「聞けない」ということが発生してしまい、情報交換がなされないことで業務の効率が悪化し、解決策の質も低下します。

逆に風通しがいい社内では、情報の交換がスムーズに行われ、問題解決がスピーディーになります。

 

②メールやチャットに費やしていた時間が減る

メールやチャットで記録を残しながら会話することが推奨される昨今、どうでもいいことまでメールやチャットで聞いていませんか?

せっかく職場に集まっているのだから、「直接聞いた方が早い」ということは山のようにあります。

 

コミュニケーションが活性化するとこうした無駄なメールやチャットの時間も減り、業務を効率的に行えるというメリットがあります。

 

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③心理的安全性が高まり、ストレスが減る

心理的安全性とは、心理学用語で、周りに遣うことなく意見が言えたり、他の人からバカにされないと安心できる状態のことを言えます。

コミュニケーションの活性化はこの心理的安全性を高める要因になり、社員は周りに余計な気を遣ったり、否定される不安から来るストレスから解放されます。

メンタルヘルスの向上につながり、離職率の低下にもつながります。

コミュニケーション不足を解消する3つのアイデア

社内のコミュニケーション不足はどの会社にとってもすぐに対処すべき、大きな問題です。

それではここからは、今日からできる小さなコミュニケーションレベルでの解消法から、イベント系の大掛かりなものまで、コミュニケーション不足を解消するアイデアをいくつか見ていきたいと思います。

 

①上司が積極的にユーモアのあることを言う

会社ではやはり「真面目にしなければいけない」という雰囲気があり、この堅い空気こそが社員同士に一定の空気を生んでいます。

真面目に取り組む空気はいいのですが、時にはオンとオフをハッキリさせて社員同士が近づきやすい雰囲気を作ることも大切です。

 

ですが、役職がない社員が率先してその空気を壊そうとするのはなかなか難しいものです。

なので、できるだけ上司がユーモアを言うなどして、柔らかい雰囲気を作り、社員同士が自由に話せるようにすることが大切です。

このような小さなコミュニケーションの積み重ねが、コミュニケーション不足解消の鍵となります。

 

②パソコンを持たない会議を実施する

現在、ほとんどの会議でパソコンを持ち込むことが多いと思います。

資料を見ながら会議を進められたり、メモを取れる、わからないことがすぐ調べられるなど、パソコンを持ち込んで会議を行うことはメリットがたくさんありますが、実はこれが社員同士のコミュニケーションを遠ざけている1つの要因にもなっています。

なぜなら、パソコンを持ち込むと、人はパソコンを見ながら話す傾向があるからです。

つまり、目と目を見て話さずに、対面のコミュニケーションであるにも関わらず、どこか心と心が向き合わない対話になってしまうのです。

 

それを解消するために、時にはパソコンを持ち込まずに会議を行うのもいいかもしれません。

対面のコミュニケーションが強化され、社員同士の結びつきが自然と強くなるでしょう。

③シャッフルランチ

会食がコミュニケーションに与える有益性を利用して、多くの会社で取り入れられている制度です。

社員同士のグループをミックスさせて、ランチに行ってもらいコミュニケーションを深めてもらおうとする制度です。

 

ある調査によると、50%以上の会社員がランチを一人で取っているという結果があり、せっかくのアイスブレイクであるランチタイムにもコミュニケーションが活性化されないのは、とてももったいないことです。

 

ランチ代を会社が負担するシステムを設けて制度を推進すれば、嫌がる社員も減るはずです。

毎日はさすがに嫌がる人もいるでしょうから、週に1回程度シャッフルランチを導入して、コミュニケーションを活性化させるのもいいのではないでしょうか。

 

この他にもイベントを増やしたり、レクリエーションを会社の行事として設けたり、ヤフーのように1on1ミーティングを定期的に行うのもいいと思います。

「仕事以外の話・時間」がやはり鍵となるので、企業側が戦略的に設けていくのが大切です。

 

 

まとめ

いかがでしたか?

ここまで読んでいただいてご理解いただけたかと思いますが、コミュニケーション不足は想像以上に会社に影響を与える問題です。

 

会社は人が集まる場所です。

そこにコミュニケーションがなければ、会社として集まっている意味もないのです。

インターネットのコミュニケーションツールをうまく活用することも大切ですが、せっかく1つの場所に集まっているのですから、そのメリットをしっかり活かすためにもコミュニケーションをもっと活性化させていくべきです。

コミュニケーションは積み重ねなので、対策をしてもすぐに状態が改善されるわけではありませんが、おこなっていったことはじわりじわりと効果を発揮するはずです。

改善の初期には少しパワーや勇気が要るかもしれませんが、会社の未来に投資するつもりでじっくりと取り組んでいくのがいいのではないでしょうか。

 

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今回はここまでです。

MKでした、それでは!

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